Una fitxa de voluntariat conté dades especialment sensibles: DNI, telèfon, adreça, contacte d'emergència, fotografies, i sovint documentació d'identitat escanejada. Gestionar-ho amb responsabilitat no és opcional: és una obligació legal i, sobretot, un compromís amb les persones que donen el seu temps a l'associació.
Dades xifrades, no només "protegides"
A SIGPC, els camps més sensibles d'una fitxa (DNI, telèfon, adreça, contacte d'emergència) es guarden xifrats a la base de dades, no en text pla. Les imatges de DNI i carnet també es xifren en repòs al disc i només es poden veure desxifrades des del panell, mai com a fitxer directament accessible.
Consentiment explícit i amb data
L'ús de la fotografia i de les dades de contacte d'emergència requereix un consentiment explícit dins de la mateixa fitxa, que queda registrat amb la data exacta en què es va marcar, no com un simple "sí" genèric.
Dret a l'oblit, també de forma automàtica
El RGPD exigeix no conservar dades personals més enllà del que calgui. Per això, SIGPC anonimitza automàticament les dades identificatives d'una persona un temps després de la seva baixa (configurable per associació): es conserva la fitxa per integritat de l'historial de serveis, formacions o signatures, però el nom, el DNI, el telèfon i la resta de dades personals desapareixen.
Res d'això substitueix la vostra pròpia política de privacitat com a associació, però us dona una base tècnica sòlida per complir-la.